20 DOs & DON’Ts for email-signaturer


Jeg ser dagligt rigtig mange signaturer. Jeg ser både det virksomhederne gør rigtigt og det som fungere rigtig godt, men desværre også ofte ting som ikke fungere så godt.

Her får du en liste over de punkter, som endda erfarne e-mail-skribenter kan være i tvivl om:

DOs:

  • Husk dine kontaktoplysninger og som minimum:
    • Dit navn, især praktisk, hvis e-mailadressen ikke fortæller dit navn.
    • Din titel
    • Firmanavn
    • Din e-mail adresse. Du behøver ikke indsætte den som et link, da modtagerens e-mail klient, som regel laver det om til et link.
    • Telefonnummer, så man hurtigt kan ringe tilbage til dig og afklare ting. Mange foretrækker at ringe, frem for sende e-mails frem og tilbage mange gange. Husk international kode (+45)
  • Du kan også tilføje
    • Din postadresse. Dette får signaturen til at fremstå mere professionel og giver modtageren mulighed for nemmere at finde frem til dig ved et fysisk møde.
    • Hjemmeside adresse – Specielt, hvis du sælger ydelser eller produkter via hjemmesiden.

  • Hvis du er i tvivl om layout, html  og smarte billeder, så hold dig til ren tekst. Hvis det er pænt stillet op, vil det også fungere godt.
  • Sociale medier

Anvend din signatur til at oprette sociale forbindelser via mail.

For det første, giv dine kontakter en forsmag på jeres content: Indsæt fx en aktuel Tweet eller et uddrag af din blog post under din signatur. Tilføj derefter et social media link, så der kan klikkes ind til en Twitter Follow eller Facebook Share.

  • De rette værktøjer

Husk, det er en signatur – ikke et Word dokument, en hjemmeside eller et billede. Hvis du kender til HTML, brug det korrekt. Men hvis du ikke kender til HTML, lad være med at bruge Microsoft Word eller Outlook til at udarbejde skabelonen. Det vil formateres på en bestemt måde, og et andet program (eller en anden version af det samme program) kunne vise layout’et helt anderledes og fremvise det forkert.

  • Keep it slim

Meget brede signaturer vil ikke vises fornuftigt, hverken i Preview Pane eller i et nyt vindue efter man dobbeltklikker på den. Industriens standard er omkring 650 pixels – Jeg anbefaler dog 600px

  • Brug tabeller

Når vi snakker layout, er tabeller uundgåelige.

Husk, at du kan bare gøre kanterne transparente – vi bruger tabellen kun til at placere de enkelte dele af designet.

På den måde ved vi helt præcis, hvor bred signaturen vil være, og at hver del af signaturen fremstår i den rette position. Derved bliver ingen stillingsbetegnelser maset sammen og billeder dukker ikke op de forkerte steder.

  • Make it simple

Hold layout’et så enkelt som muligt – lad billederne og linkene gøre et stærkt indtryk, ikke måden de er arrangeret på. Hvis du prøver noget ambitiøst, vær forberedt på en masse test og tilretning.

Hvis du faktisk har muligheden for at afprøve, hvordan signaturen vil se ud i mange forskellige email-klienter (Outlook, Apple Mail, Gmail), så gå bare i gang.

  • Brug Inline CSS

Dette er lidt mere teknisk. Inline CSS og email HTML går hånd i hånd.

Mange standard W3Schools-godkendte tags vil ikke virke med de programmer vi bruger til at læse email. Undgå dem ved at bruge Inline CSS.

Hvis du ikke har kendskab til den, så kan du bruge en editor for signaturer, som automatisk forvandler dit design til kode der overholder alle regler.

  • Undlad at kopiere fra andre systemer

Mange email-programmer vil ikke genkende CMS eller tekstbehandlingsprogrammer anvender. For alle der ikke er IT-udviklere betyder det, at man ikke bør bruge et marketing-CMS (content management system) eller Word til at udarbejde en signatur – anvend i stedet et værktøj som er lavet til email-signaturer.

  • Brug JPEGs

Undgå at bruge PNG-filer i email. Det er som sagt ikke en hjemmeside men en email.

JPEGs og GIFs foretrækkes under næsten alle omstændigheder i emails – og husk at bruge ‘nosend’ tagget på alle billeder (nosend=”1”), så fremvises de korrekt i emailen.

  • Begræns billedstørrelser

Det er ikke nok at sikre, at billedets størrelse er korrekt – angiv præcist, hvor bredt og langt det skal være i HTML. Hvis du ikke gør det, kan Outlook vise billedet forkert.

Igen, det betyder, at du ikke bør bruge et CMS eller Word for at udarbejde din signatur – det duer ikke.

  • Find den rette ratio

Lad ikke billederne drukne teksten – det gør de bl.a. ved at være for store, hvis der er for mange eller de er upassende. Enhver email er forskellig: en og den samme signatur kan fx se godt ud under en længere tekst, men mærkeligt under en enkelt sætning.

Tilpas dit signaturs udseende ved svar. Den første email i en konversation kan være længere, og en større, iøjnefaldende signatur kunne give et professionelt første indtryk. De efterfølgende svar bør man bruge en reduceret og mere enkel version.

  • Forkort dine links

De fleste links befinder sig bag billeder, og det er fint. Men hvis du har synlige links i signaturen (såsom i dine kontaktoplysninger), bør du holde dem så korte som muligt.

Mange vælger at bruge online-tjenester som Bit.ly og Ow.ly. Hvis du derimod har en web administrator, anvend en kortere URL og bed administratoren om at tilføje en ‘redirect’, som omdirigerer besøgende til den rigtige hjemmeside.

DON’Ts:

  • Gør det ikke alene

Langt det største problem med signaturer er inkonsistens blandt virksomhedens personale, da hver medarbejder har lavet sin egen signatur. Mens den ene måske bruger et logo fra 1994, benytter den anden et alt for bredt logo – og en forkert adresse ovenikøbet.

Anvend den samme skabelon i virksomheden og sørg for, at hver signatur lever op til et professionelt, stilfuldt format, du/I har godkendt.

  • Lad være med at bruge bullet points

Bullet points (eller punkttegn) plejer at fremvises på en underlig måde i email-klienterne – de gengives fx forskelligt af Gmail og Outlook. Bare undgå bullet points helt for at være på den sikre side.

Om nødvendigt, brug flere rækker i din tabel, så det ser ud som en opstilling.

  • Undgå animationer

Undgå animationer i signaturer. Det er ikke muligt at se en indlejret video i de fleste email-klienter virksomheder bruger – man kan ikke engang se animationerne på GIFs.

  • Husk ‘alt text’

Man ved aldrig, hvor en mail kan havne, efter den er blevet videresendt.

Vha. alt text kan alle modtagere holde musen hen over fx et billede og se, hvilken funktion det har.

En ‘Synes godt om os på Facebook’-alt text på et social media-link eller en ‘Tilmeld dig eventen’-alt text på et banner kan forklare elementerne nærmere. Det gør tingene lidt mere indbydende.

  • Bryd ikke loven

Der kræves ‘legal disclaimers’ mange steder i verden. Det kan eksempelvis være CAN-SPAM eller Circular 230 – find ud af, hvilke love og regler der gælder for jeres virksomhed, og hvad du/I skal gøre for at overholde dem.

Vær opmærksom på disse ting og evt. ændringer i jeres forretning – man ved aldrig i forvejen, om den nye service man tilbyder, eller det nye marked man opererer i, medfører nye juridiske udfordringer.

  • Don’t worry

Signaturer kan være af stor værdi, men de behøver ikke at være et kæmpe besvær. Der findes altså nogle intelligente måder at håndtere dem på – uden at genere IT-afdelingen eller dine kolleger med opdateringer, ændringer, rettelser osv.

Data er viden

En viden, din virksomhed har brug for!

Du kender dit marked, og du kender dine kunder, men det har lige så afgørende betydning, at du kender dig selv; din virksomheds interne processer, arbejdsgange, takttider og performance af både medarbejdere og maskiner.

Det er her, data kommer ind i billedet.

Ved hjælp af IT-værktøjer kan du indsamle data som en naturlig del af den daglige arbejdsgang. Det giver dig værdifuld viden om virksomheden og produktionen.

Den indsamlede data kan nemlig fortælle dig, om din virksomhed opnår de resultater, I gerne vil – og om I opnår dem til det ønskede budget. Du kan også se, om der er steder i virksomheden, hvor der er behov for at optimere processen eller ændre arbejdsgangen.

Det er en viden, som kan være afgørende for din virksomheds fremtid.