Google tilbyder fortrolighed i emails

Den nye funktion for at beskytte fortrolig information

Som Gmail-bruger vil man snart have muligheden for at beskytte fortrolige data mod at blive delt. Hvis man sender en email med den nye funktion ”Confidential mode ” (Dansk : Tystystilstand) vil modtageren ikke have muligheden for at kopiere, videresende, downloade eller printe indholdet og vedhæftede filer. Senderen kan fastsætte udløbstidspunkt, tilbagekalde beskeden på et hvert tidspunkt og endda forlange brug af en kode der bliver tilsendt med SMS som verifikation. Alle disse funktioner giver kontrol over, hvad der sker med de sendte emails. Det er dog vigtigt at huske, at modtager stadigvæk vil være i stand til at tage billeder eller screenshots af beskedens indhold og vedhæftede filer. 

Tidligere i år annoncerede Google at funktionen går i beta og fra den 25. juni 2019 vil alle brugere have mulighed for at bruge den. Funktionen vil blive aktiveret hos alle brugere, men hvis man ønsker det, kan man nemt slå det fra igen. 

Sådan kommer du i gang

Vær opmærksom på, at hvis man bruger Gmail med en arbejds- eller skole-konto er administratoren i stand til at aktivere og deaktivere confidential mode. 

Hvis du vil sende en email via confidential mode:

  • Åbn Gmail på computeren eller Gmail-Appen på Smartphone eller Tablet. 
  • Gå til compose for at skrive en ny email. 
  • Aktiver confidential mode:
    • PC: Klik på ikonen nederst til højre.
      • Skulle du allerede have gjort dette, klik på Edit, nederst i emailen. 
    • Android & iPhone: Tryk på More øverst til højre -> confidential mode og aktiver det.  
      • Skulle du allerede have gjort dette, tryk på Edit, nederst i emailen. 
  • Nu kan du fastlægge udløbstidspunkt og brugen af en kode, der kan tilsendes via SMS. Tidspunktet og koden gælder både emailen og eventuelle vedhæftede filer. 
    • Hvis du vælger ”No SMS passcode” vil modtageren være i stand til at åbne emailen direkte via Gmail. Modtagere der ikke bruger Gmail vil få tilsendt en kode via email.
    • Hvis du vælger ”SMS passcode” vil modtageren få en kode via SMS, der bruges til at åbne emailen. Vær opmærksom på at angive modtagerens nummer, ikke din egen. 
      • Dette sikrer, at kun personen der burde modtage emailen også kan åbne den, selvom der kunne være andre der har tilgang til kontoen. 
  • Tryk på Save for at gemme dine indstillinger.

Hvis du gerne vil kalde emailen tilbage inden udløbsdatoen:

  • Åbn Gmail på din computer
  • På venstre side, klik på Sent
  • Åbn den email du gerne vil kalde tilbage
  • Klik på Remove Access

Hvis du vil åbne en email der blev sendt med google confidential mode:

  • Du kan se emailen og vedhæftede filer inden udløbstidspunktet eller senderen kalder emailen tilbage. 
  • Du kan ikke kopiere, downloade, printe eller videresende emailen eller vedhæftede filer.
  • Alt efter hvilke indstillinger senderen har valgt, er du måske nødt til at indtaste en kode der bliver tilsendt som SMS eller email. 

20 DOs & DON’Ts for email-signaturer


Jeg ser dagligt rigtig mange signaturer. Jeg ser både det virksomhederne gør rigtigt og det som fungere rigtig godt, men desværre også ofte ting som ikke fungere så godt.

Her får du en liste over de punkter, som endda erfarne e-mail-skribenter kan være i tvivl om:

DOs:

  • Husk dine kontaktoplysninger og som minimum:
    • Dit navn, især praktisk, hvis e-mailadressen ikke fortæller dit navn.
    • Din titel
    • Firmanavn
    • Din e-mail adresse. Du behøver ikke indsætte den som et link, da modtagerens e-mail klient, som regel laver det om til et link.
    • Telefonnummer, så man hurtigt kan ringe tilbage til dig og afklare ting. Mange foretrækker at ringe, frem for sende e-mails frem og tilbage mange gange. Husk international kode (+45)
  • Du kan også tilføje
    • Din postadresse. Dette får signaturen til at fremstå mere professionel og giver modtageren mulighed for nemmere at finde frem til dig ved et fysisk møde.
    • Hjemmeside adresse – Specielt, hvis du sælger ydelser eller produkter via hjemmesiden.

  • Hvis du er i tvivl om layout, html  og smarte billeder, så hold dig til ren tekst. Hvis det er pænt stillet op, vil det også fungere godt.
  • Sociale medier

Anvend din signatur til at oprette sociale forbindelser via mail.

For det første, giv dine kontakter en forsmag på jeres content: Indsæt fx en aktuel Tweet eller et uddrag af din blog post under din signatur. Tilføj derefter et social media link, så der kan klikkes ind til en Twitter Follow eller Facebook Share.

  • De rette værktøjer

Husk, det er en signatur – ikke et Word dokument, en hjemmeside eller et billede. Hvis du kender til HTML, brug det korrekt. Men hvis du ikke kender til HTML, lad være med at bruge Microsoft Word eller Outlook til at udarbejde skabelonen. Det vil formateres på en bestemt måde, og et andet program (eller en anden version af det samme program) kunne vise layout’et helt anderledes og fremvise det forkert.

  • Keep it slim

Meget brede signaturer vil ikke vises fornuftigt, hverken i Preview Pane eller i et nyt vindue efter man dobbeltklikker på den. Industriens standard er omkring 650 pixels – Jeg anbefaler dog 600px

  • Brug tabeller

Når vi snakker layout, er tabeller uundgåelige.

Husk, at du kan bare gøre kanterne transparente – vi bruger tabellen kun til at placere de enkelte dele af designet.

På den måde ved vi helt præcis, hvor bred signaturen vil være, og at hver del af signaturen fremstår i den rette position. Derved bliver ingen stillingsbetegnelser maset sammen og billeder dukker ikke op de forkerte steder.

  • Make it simple

Hold layout’et så enkelt som muligt – lad billederne og linkene gøre et stærkt indtryk, ikke måden de er arrangeret på. Hvis du prøver noget ambitiøst, vær forberedt på en masse test og tilretning.

Hvis du faktisk har muligheden for at afprøve, hvordan signaturen vil se ud i mange forskellige email-klienter (Outlook, Apple Mail, Gmail), så gå bare i gang.

  • Brug Inline CSS

Dette er lidt mere teknisk. Inline CSS og email HTML går hånd i hånd.

Mange standard W3Schools-godkendte tags vil ikke virke med de programmer vi bruger til at læse email. Undgå dem ved at bruge Inline CSS.

Hvis du ikke har kendskab til den, så kan du bruge en editor for signaturer, som automatisk forvandler dit design til kode der overholder alle regler.

  • Undlad at kopiere fra andre systemer

Mange email-programmer vil ikke genkende CMS eller tekstbehandlingsprogrammer anvender. For alle der ikke er IT-udviklere betyder det, at man ikke bør bruge et marketing-CMS (content management system) eller Word til at udarbejde en signatur – anvend i stedet et værktøj som er lavet til email-signaturer.

  • Brug JPEGs

Undgå at bruge PNG-filer i email. Det er som sagt ikke en hjemmeside men en email.

JPEGs og GIFs foretrækkes under næsten alle omstændigheder i emails – og husk at bruge ‘nosend’ tagget på alle billeder (nosend=”1”), så fremvises de korrekt i emailen.

  • Begræns billedstørrelser

Det er ikke nok at sikre, at billedets størrelse er korrekt – angiv præcist, hvor bredt og langt det skal være i HTML. Hvis du ikke gør det, kan Outlook vise billedet forkert.

Igen, det betyder, at du ikke bør bruge et CMS eller Word for at udarbejde din signatur – det duer ikke.

  • Find den rette ratio

Lad ikke billederne drukne teksten – det gør de bl.a. ved at være for store, hvis der er for mange eller de er upassende. Enhver email er forskellig: en og den samme signatur kan fx se godt ud under en længere tekst, men mærkeligt under en enkelt sætning.

Tilpas dit signaturs udseende ved svar. Den første email i en konversation kan være længere, og en større, iøjnefaldende signatur kunne give et professionelt første indtryk. De efterfølgende svar bør man bruge en reduceret og mere enkel version.

  • Forkort dine links

De fleste links befinder sig bag billeder, og det er fint. Men hvis du har synlige links i signaturen (såsom i dine kontaktoplysninger), bør du holde dem så korte som muligt.

Mange vælger at bruge online-tjenester som Bit.ly og Ow.ly. Hvis du derimod har en web administrator, anvend en kortere URL og bed administratoren om at tilføje en ‘redirect’, som omdirigerer besøgende til den rigtige hjemmeside.

DON’Ts:

  • Gør det ikke alene

Langt det største problem med signaturer er inkonsistens blandt virksomhedens personale, da hver medarbejder har lavet sin egen signatur. Mens den ene måske bruger et logo fra 1994, benytter den anden et alt for bredt logo – og en forkert adresse ovenikøbet.

Anvend den samme skabelon i virksomheden og sørg for, at hver signatur lever op til et professionelt, stilfuldt format, du/I har godkendt.

  • Lad være med at bruge bullet points

Bullet points (eller punkttegn) plejer at fremvises på en underlig måde i email-klienterne – de gengives fx forskelligt af Gmail og Outlook. Bare undgå bullet points helt for at være på den sikre side.

Om nødvendigt, brug flere rækker i din tabel, så det ser ud som en opstilling.

  • Undgå animationer

Undgå animationer i signaturer. Det er ikke muligt at se en indlejret video i de fleste email-klienter virksomheder bruger – man kan ikke engang se animationerne på GIFs.

  • Husk ‘alt text’

Man ved aldrig, hvor en mail kan havne, efter den er blevet videresendt.

Vha. alt text kan alle modtagere holde musen hen over fx et billede og se, hvilken funktion det har.

En ‘Synes godt om os på Facebook’-alt text på et social media-link eller en ‘Tilmeld dig eventen’-alt text på et banner kan forklare elementerne nærmere. Det gør tingene lidt mere indbydende.

  • Bryd ikke loven

Der kræves ‘legal disclaimers’ mange steder i verden. Det kan eksempelvis være CAN-SPAM eller Circular 230 – find ud af, hvilke love og regler der gælder for jeres virksomhed, og hvad du/I skal gøre for at overholde dem.

Vær opmærksom på disse ting og evt. ændringer i jeres forretning – man ved aldrig i forvejen, om den nye service man tilbyder, eller det nye marked man opererer i, medfører nye juridiske udfordringer.

  • Don’t worry

Signaturer kan være af stor værdi, men de behøver ikke at være et kæmpe besvær. Der findes altså nogle intelligente måder at håndtere dem på – uden at genere IT-afdelingen eller dine kolleger med opdateringer, ændringer, rettelser osv.

Få mere succes med e-mails – 5 tips til bedre e-mail-kultur

E-mail er ved at overtage al den kommunikation, som man tidligere brugte breve til. Hver person modtager dagligt rigtig mange e-mails – og det kan af og til være en udfordring at nå til bunds i den evige strøm af e-mails.

Det er med e-mails som med al mulig anden kommunikation, vigtigt at formidle et budskab, så klart som muligt, så modtageren forstår og fanger det korrekt.

Her er mine 5 gode råd til dig som afsender af e-mails – så du kommer igennem med dine budskaber. Det er ingen guide til nyhedsbreve, for det er en helt anden sag 😉

1.  Beskriv budskabet i emnefelt

      • Brug emnefeltet (Subject) til kort at beskrive hvad e-mailen handler om. Væk modtagerens interesse
        • Eksempel: “Udkast til dagsorden til bestyrelsesmøde”
    • Undgå at bruge feltet til hilsen eller hvem der er modtager
      • Eksempler: “Hej Jesper” eller “Til alle i salg”

2.   Nyt indhold / emne = ny e-mail (genbrug ikke gamle e-mails.)

      • Opret altid en ny e-mail, når det handler om en ny sag eller emne
      • Når modtageren ser din e-mail vil han i første omgang sortere e-mailen efter emnet – og hvis emnet ikke er relevant i forhold til dit budskab kan du risikere ikke at få svar.
    • Det er meget nemmere at genfinde en gammel e-mail, hvis det fremgår af emnet hvad den handler om.

3.    Ét budskab = én e-mail

    • Hvis du vil være sikker på at de budskab bliver modtaget kan det være bedst med kun én besked eller ét spørgsmål pr e-mail. Så har du flere forskellige ting, som du vil kommunikere kan det være en fordel at sende to emails.

4.    Besvar kun til relevante personer. (undgå svar til alle, hvis det ikke er nødvendigt)

    • Mange personer modtager dagligt rigtig mange e-mails, respektér andres tid og undlad at sende svar til personer, som det ikke er relevant at involvere.

5.    Skriv budskabet i e-mailen.  Vedhæft kun dokumenter, hvis det er nødvendigt.

      • Brug e-mails, så enkelt som muligt. Så er det nemmere for modtagere at læse dit budskab.
      • Undlad at vedhæfte dokumenter med dit budskab, med mindre det er nødvendigt for forståelsen.
    • Skriv i stedet dit budskab direkte i e-mailen, så modtageren ikke først skal downloade forskellige dokumenter og finde programmer til at åbne disse.