Løsning
eCo Sign henvender sig primært til kollegier, skoler og virksomheder, der har brug for at oprette dokumenter til underskrift.
Du opretter dit dokument i eCo Sign og indsætter et sæt værdier, som du har brug for at modtageren udfylder, f.eks navn, adresse, email og telefonnummer. Dokumentet oprettes og krypteres, og der dannes et unikt link som sendes til modtageren, som kan være studerende, forældre eller medarbejdere. Når der klikkes på linket kan dokumentet udfyldes og underskrives med NemID.
Det udfyldte dokument krypteres og sendes retur til afsenderen, hvor det arkiveres på en sikker database.
Udfordring
Hvis arbejdet omkring udfyldning og underskrivning ikke er digitaliseret, er det en lang og tidskrævende proces, som også kræver at modtageren har både printer og scanner.
Det dokument som kunden skal udfylde og underskrive skal printes ud. Når det er udfyldt og underskrevet skal det scannes ind igen. Den oprettede fil skal så vedhæftes en email og sendes til dig som modtager.
Fordele
- Overhold gældende lovgivning
- Hold styr på underskrifter
- Nemmere arbejdsgang for virksomheden og dens kunder
- Gennemsigtighed i form af aktindsigt og overholdelse af persondataloven
- Nem arkivering
Udbytte
- Processen omkring indsamling af nødvendige oplysninger fra kunder strømlines
- Du bruger mindre tid på arkivering
- Løsningen er meget mere sikker, fordi kunden signerer med NemID, og beskeder der sendes er krypterede
- Ingen personfølsomme oplysninger, der sendes via email
- Bedre kundeservice, da man gør det meget nemmere både for kunden og sig selv
