Få mere succes med e-mails – 5 tips til bedre e-mail-kultur

E-mail er ved at overtage al den kommunikation, som man tidligere brugte breve til. Hver person modtager dagligt rigtig mange e-mails – og det kan af og til være en udfordring at nå til bunds i den evige strøm af e-mails.

Det er med e-mails som med al mulig anden kommunikation, vigtigt at formidle et budskab, så klart som muligt, så modtageren forstår og fanger det korrekt.

Her er mine 5 gode råd til dig som afsender af e-mails – så du kommer igennem med dine budskaber. Det er ingen guide til nyhedsbreve, for det er en helt anden sag 😉

 

1.  Beskriv budskabet i emnefelt

    • Brug emnefeltet (Subject) til kort at beskrive hvad e-mailen handler om. Væk modtagerens interesse
      • Eksempel: “Udkast til dagsorden til bestyrelsesmøde”
    • Undgå at bruge feltet til hilsen eller hvem der er modtager
      • Eksempler: “Hej Jesper” eller “Til alle i salg”

2.   Nyt indhold / emne = ny e-mail (genbrug ikke gamle e-mails.)

    • Opret altid en ny e-mail, når det handler om en ny sag eller emne
    • Når modtageren ser din e-mail vil han i første omgang sortere e-mailen efter emnet – og hvis emnet ikke er relevant i forhold til dit budskab kan du risikere ikke at få svar.
    • Det er meget nemmere at genfinde en gammel e-mail, hvis det fremgår af emnet hvad den handler om.

3.    Ét budskab = én e-mail

    • Hvis du vil være sikker på at de budskab bliver modtaget kan det være bedst med kun én besked eller ét spørgsmål pr e-mail. Så har du flere forskellige ting, som du vil kommunikere kan det være en fordel at sende to emails.

4.    Besvar kun til relevante personer. (undgå svar til alle, hvis det ikke er nødvendigt)

    • Mange personer modtager dagligt rigtig mange e-mails, respektér andres tid og undlad at sende svar til personer, som det ikke er relevant at involvere.

5.    Skriv budskabet i e-mailen.  Vedhæft kun dokumenter, hvis det er nødvendigt.

    • Brug e-mails, så enkelt som muligt. Så er det nemmere for modtagere at læse dit budskab.
    • Undlad at vedhæfte dokumenter med dit budskab, med mindre det er nødvendigt for forståelsen.
    • Skriv i stedet dit budskab direkte i e-mailen, så modtageren ikke først skal downloade forskellige dokumenter og finde programmer til at åbne disse.